Поставщик подвёл за 3 дня до похорон. Что делать ритуальному бюро: пошаговый чек-лист

Знакомая ситуация

Среда, два часа дня. Звонок: «партия не уедет в пятницу, у нас сломался станок, ближайший срок отгрузки следующая среда». У вас в графике на пятницу четыре похорон с лакированными моделями, ещё три на субботу. Резерва на складе нет, потому что прошлая партия ушла полностью.

Это не теоретическая ситуация. По нашим разговорам с клиентами, срыв поставки за 1-7 дней до похорон случается у каждого второго бюро хотя бы один раз в год. Причины разные: поломка оборудования у поставщика, кадровый кризис, задержка сырья, проблемы с логистикой. Но результат для бюро всегда одинаковый: нужно за 72 часа найти товар, организовать доставку и не сорвать обязательства перед семьями.

В этой статье разбираем, как закрыть такую ситуацию быстро, и как сделать так, чтобы она больше не повторялась.

Первые 30 минут: что делать сразу

1. Получить от текущего поставщика письменное подтверждение срыва. Не голосом, а в WhatsApp, e-mail или хотя бы СМС с указанием новой даты. Это нужно для двух целей: оценить реалистичность нового срока и иметь основание для претензии по договору, если в нём есть пункт о неустойке.

2. Составить точный список того, что нужно за 72 часа. Не «несколько лакированных», а:

• •4 шт. модель «Стандарт» лак, размер 195
• •3 шт. модель «Премиум» лак, размер 200
• •цена приемлемая: до X рублей за единицу
• •доставка: до вашего склада, не до ТК

3. Составить список из 3-5 потенциальных резервных поставщиков. Ниже расскажу, где их искать. Если контактов нет, это первая точка работы.

Первые 6 часов: где искать резерв

Несколько каналов в порядке скорости срабатывания:

1. Прямые производители из Беларуси. Они работают в режиме «партия от 10 шт» с собственной логистикой. Доставка по РФ занимает 3-5 дней с момента заявки до Москвы и 5-7 дней до регионов ЦФО, Юга, Поволжья. Через ЕАЭС нет таможни и границы, машина едет напрямую. Это часто самый быстрый канал.

2. Региональные производства в РФ. В каждом федеральном округе есть 2-3 крупных производителя. Минусы: партии часто от 50 шт., доставка через ТК. Плюс: знакомый порядок документов, привычный регион.

3. Складские дилеры в Москве и Санкт-Петербурге. Они держат товар на складе и могут отгрузить за 24 часа. Цена выше на 15-25%, но в кризисной ситуации это работает.

4. Коллеги из других бюро. В рамках профессионального чата или ассоциации. Иногда соседнее бюро готово поделиться лишним товаром по закупочной цене.

5. Маркетплейсы оптовых ритуальных товаров. Менее предпочтительно, потому что качество и сроки непредсказуемы. Только как последний вариант.

Первые 5 минут разговора с новым поставщиком

Семь вопросов, которые нужно задать в первый же звонок. Если поставщик мнётся хотя бы на одном, это плохой знак.

1. «Какой у вас объём свободных лакированных, размер 195 и 200, в наличии прямо сейчас?» Не «можем сделать», а «в наличии». Производство «под заказ» вам не подойдёт за 72 часа.
2. «Когда машина может выехать с производства?» Конкретная дата и время, не «в течение недели».
3. «Какая прибытие на наш склад?» С учётом маршрута и города. Если поставщик не знает дороги до вашего города, плохо.
4. «Есть ли декларация соответствия ГОСТ Р 58392-2019?» Без неё некоторые крематории откажут.
5. «Какая цена за единицу с доставкой?» Без посредников, итоговая цена в кошелёк бюро.
6. «Какие условия оплаты?» Предоплата 100% — нормально для срочных поставок без истории. Постоплата — было бы лучше, но за 72 часа никто не даст.
7. «Готовы подписать поставку через ЭДО или быстрым обменом сканами?» Если поставщик хочет неделю гонять оригиналы, поставка не успеет.

Контракт-минимум: что подписать до выезда машины

Идеальный договор подписать за день нереально. Минимальный набор бумаг, который нужен до того, как поставщик отправит машину:

1. Договор поставки (краткая форма, 1-2 страницы). Стороны, предмет (со ссылкой на спецификацию), цена, срок, условия оплаты, ответственность за брак, форс-мажор.
2. Спецификация на эту партию. Модели, количество, цена за единицу, итого.
3. Счёт на оплату.
4. Реквизиты поставщика, выписка из ЕГРЮЛ или белорусский эквивалент (УНП, выписка из ЕГР). Это для бухгалтерии и для проверки, что компания реально существует.
5. Копия декларации соответствия ГОСТ Р 58392-2019 на каждый артикул из спецификации.

Подписать через ЭДО (Контур.Диадок, СБИС, Тензор) можно за час. Если ЭДО нет, обмен сканами с подписью и печатью имеет юридическую силу при условии, что в договоре прописан пункт о признании сканов оригиналами (статья 160 ГК РФ).

После приёмки: что не забыть

Когда машина приехала и партия принята, типовые шаги:

1. Подписать CMR или ТТН с отметкой «принято». Указать дату и время, расхождения по количеству и качеству, если есть.
2. Сделать фото партии при разгрузке. Если позже всплывёт скрытый брак, это станет доказательством состояния на момент приёмки.
3. Зафиксировать в учётной системе (1С, Битрикс или таблица): артикул, количество, цена, контрагент, дата.
4. Если поставщик из Беларуси, не забыть про декларацию косвенных налогов. Это ответственность бухгалтерии, срок до 20 числа следующего месяца. См. отдельную статью «Импорт гробов из Беларуси через ЕАЭС».

Что делать дальше: иметь резервного на постоянной основе

Срыв поставки случится у любого бюро. Вопрос только когда. Поэтому правильно держать одного основного поставщика и одного резервного, к которому можно обратиться за 5 минут.

Как организовать это правильно:

1. Один основной поставщик на 80-90% объёма. С ним длительный договор, отсрочка, фиксация цены на квартал, регулярные поставки.

1. Один резервный поставщик на 10-20% объёма. С ним заключён рамочный договор, проведены 1-2 пробные партии, есть актуальный прайс. Отношения тёплые, поставщик помнит о вас.

1. Контактные данные ещё 2-3 поставщиков в записной книжке. На случай, если основной и резервный одновременно подведут.

Для резервного поставщика важно периодически давать ему хотя бы небольшие партии, скажем 10-20 штук в месяц. Это поддерживает живые отношения и подтверждает работоспособность канала. Если в течение 6 месяцев поставщик не получает ни одной заявки, при срочном обращении вы для него уже не клиент, а просто ещё один новый запрос в очереди.

Почему белорусский производитель часто становится резервным

По нашим наблюдениям, в качестве резервного многие бюро в РФ выбирают именно белорусских производителей. Причины три:

1. Партия от 10 штук. Можно держать резервного, не загружая склад большим объёмом.

2. Сборная партия из разных моделей. В одной поставке можно взять и эконом, и средний, и лакированные. Партия закрывает сразу несколько кризисных сценариев.

3. Без таможни через ЕАЭС. Машина выезжает с производства и едет напрямую. Стандартный срок 3-5 дней до Москвы и Подмосковья.

Один договор, одна декларация по косвенным налогам, всё остальное стандартная закупка.

Чек-лист на стену в офисе

Распечатать и положить рядом с телефоном закупщика:

1. Получить письменное подтверждение срыва от текущего поставщика.
2. Составить точный список потребности (модель, размер, количество, бюджет).
3. Прозвонить 3-5 резервных поставщиков по короткому опроснику (см. раздел выше).
4. Сравнить три коммерческих предложения. Выбрать по критериям: наличие, срок, цена, документы.
5. Подписать договор поставки + спецификацию + счёт через ЭДО или сканы. Не больше 1-2 часов на согласование.
6. Оплатить счёт. Зафиксировать платёжку.
7. Получить подтверждение выезда машины.
8. Принять партию, подписать CMR или ТТН с отметкой о приёмке.
9. Внести в учётную систему.
10. После закрытия ситуации: проанализировать, что пошло не так у основного поставщика, и решить, оставлять ли его.

Если хотите проверить нас как резервного

Наш цех в Беларуси держит на складе сборный буферный остаток по всем основным моделям. Для срочных партий (от 10 штук) нормальный срок выезда машины 24-48 часов после оплаты, доставка по РФ 3-5 дней до Москвы и Подмосковья, 5-7 дней до большинства регионов ЦФО. Все три материала в одном цеху, декларации соответствия по ГОСТ Р 58392-2019 на каждый артикул.

Чтобы провести пробную партию и быть готовым к экстренному обращению, заходите на страницу Гробы оптом по городам. Менеджер рассчитает первую партию и пришлёт КП в течение 15 минут.

Прямой каталог моделей: Каталог.

Источники

1. ГК РФ, статья 160 о письменной форме сделки
2. ГК РФ, статья 506 договор поставки
3. ГОСТ Р 58392-2019 «Услуги по изготовлению гробов»
4. Реестр деклараций соответствия ФСА
5. Договор о ЕАЭС, Приложение № 18